A-9.2.2 Recherche von Archivalien und Luftbildern

1 Geltungsbereich

Mit dieser Technischen Spezifikation werden Anforderungen an die Recherche, Beschaffung und Bereitstellung von Archivalien und Luftbildern definiert. Diese Arbeiten sind Teil der Phase A der Kampfmittelräumung.

2 Anforderungen

2.1 Anforderungen an das Personal

Die Anforderungen an das Personal sind in der TS A-9.2.1 "Fachspezifische Anforderungen an freiberuflich Tätige" definiert. Die dort in den Abschnitten 3.3 und 3.4 beschriebenen Anforderungen gelten nicht im Rahmen dieser TS.

2.2 Gerätetechnische Anforderungen

Für die Vorbereitung und Durchführung von Recherchen sind vorzuhalten:

Notebook,
Bürosoftware (Text- und Tabellenverarbeitung, ggf. Präsentationssoftware),
Digitalkamera mit mind. 5 Mio. Pixel.

3 Grundlagenermittlung

Die Grundlagenermittlung umfasst folgende Arbeiten:

Ggf. inhaltliche und terminliche Klärung der vom Auftraggeber formulierten Aufgabenstellung,
Abfrage der Archivaliendatenbank des Bundes beim NLBL (s. Anhang A-2.2),
Recherche und Beschaffung der bei den Eigentümern eines Grundstücks, der zugehörigen Liegenschaftsverwaltung und bei Liegenschaftsnutzern vorhandenen Informationen,
Recherche und Beschaffung sekundärer Quellen (z. B. veröffentlichte Literatur, nicht veröffentlichte Literatur aus lokalen Archiven und Dienststellen, Internetrecherche),
Recherche und Beschaffung von Luftbildern (gem. Anhang A-2.2),
Sichtung der recherchierten Archivalien in Hinblick auf die Fragestellung und unter Betrachtung der Verursachungsszenarien (s. Anhang A-2.1.4),
Erarbeitung der Recherchestrategie durch Klärung der Frage: in welchen Archiven und deren Beständen können gemäß den fachtechnischen Anforderungen die notwendigen Informationen wirtschaftlich beschafft werden hinsichtlich

der Wahrscheinlichkeit des Auffindens,
des schnellen Zugriffs (Wartezeiten, Benutzungszeiten),
der zeitnahen Bereitstellung (Zeiten bis zur Bereitstellung von Reproduktionen),
erforderlicher Nebenkosten (Reproduktions-, Reisekosten).

Erstellen eines Berichtes zur Grundlagenermittlung einschließlich Übergabe der beschafften Dokumente etc.,
Sofern die Phase A bereits mit der Grundlagenermittlung abgeschlossen werden kann, ist die Datenerfassung zur Digitalen Bestandsdokumentation KMR im INSA durchzuführen. Hierbei sind die Anforderungen gemäß A-6.2 zu beachten.
Ggf. Präsentation und Erläuterung der Arbeiten, Ergebnisse und Empfehlungen beim Auftraggeber.

Die Grundlagenermittlung erfolgt in vielen Fällen vor Ort, um zeitgleich Wissensträger befragen zu können.

4 Archivrecherchen

Die Archivrecherchen beruhen auf der Recherchestrategie der Grundlagenermittlung. Sie umfassen folgende Arbeitsschritte:

Organisatorische Planung der Archivrecherchen unter Berücksichtigung notwendiger Vorbereitungs-, Durchführungs- und Lieferzeiten in Hinblick auf den festgelegten Fertigstellungstermin der Archivrecherchen,
Durchführung der eigentlichen Archivrecherchen nebst Recherchedokumentation und dem kontinuierlichen Abgleich der neu gewonnenen Erkenntnisse mit der Aufgabenstellung,
Anpassung der ursprünglichen Recherchestrategie nach jeder erfolgten Recherche,
Erstellen eines Rechercheberichtes und Übergabe der Recherchedokumentation und der recherchierten Archivalien und Luftbilder.

5 Dokumentationen

5.1 Allgemeines

Die Dokumentation von Archivrecherchen richtet sich hinsichtlich der Inhalte und des Umfangs nach dem konkreten Einzelfall: in der Regel sind die Grundlagenermittlung, jede einzelne Archivrecherche und die Gesamtrecherche zu dokumentieren.

Die Berichte sind übersichtlich zu gliedern. Alle Arbeiten, Auswertungen, Schlussfolgerungen und Empfehlungen sind nachvollziehbar und detailliert zu beschreiben und bedarfsweise um Anhänge (z. B. wesentliche Quellen) zu ergänzen.

Die Deckblätter der Berichte enthalten folgende Angaben:

Titel,
Name der Liegenschaft,
Liegenschaftsnummer,
Auftraggeber (ggf. Projektmanager),
Auftragnehmer,
Auftrag vom: Datum,
Anzahl der Seiten,
Anzahl der Abbildungen,
Anzahl der Anlagen,
Anzahl der Tabellen,
Berichtsverfasser: Name(n),
Datum der Fertigstellung,
Nummer des Exemplars (01 - 08).

5.2 Grundlagenermittlung

Der Bericht zur Grundlagenermittlung enthält folgende Mindestinhalte, die bedarfsweise zu ergänzen sind:

Darstellung der endgültigen, mit dem AG abgestimmten Aufgabenstellung,
Durchgeführte Arbeiten zur Grundlagenermittlung mit Darstellung

der Gründe für die Auswahl der abgefragten Quellen (z. B. Dienststellen, Personen, Archive, Internetseiten),
der quantitativen und inhaltlichen Ergebnisse der Abfrage der Archivaliendatenbank des Bundes,
der inhaltlichen Ergebnisse der abgefragten Quellen einschließlich der Darstellung sich daraus ergebender möglicher weiterer Recherchewege,
der quantitativen und inhaltlichen Ergebnisse der Luftbildrecherche bzw. -beschaffung,

Abgleich der gewonnenen Erkenntnisse mit dem ursprünglichen Kenntnisstand bzw. der originären Fragestellung,
Formulierung der verbleibenden offenen Fragen und Aspekte für nachfolgende Archivrecherchen,
Empfehlungen für weitere Maßnahmen,
Quellenverzeichnis,
Recherchierte Quellen als Reproduktionen.

5.3 Recherchedokumentation

Die Recherchedokumentation erfolgt für jede Archivrecherche gesondert. Sie enthält folgende Mindestinhalte, die bedarfsweise zu ergänzen sind:

Aufgabenstellung,
Durchführung und Ergebnisse von Voranfragen an Archive,
Organisatorische Beschreibung von Recherchen (Archive, Orte, Zeiten etc.),
Ergebnisse aus Abstimmungen mit Archivaren,
Beschreibung der bearbeiteten Bestände (nach Provenienz und Inhalt) und deren Relevanz für die Fragestellung und der verfügbaren und bearbeiteten Findmittel,
Dokumentation der Auswahlkriterien für die bearbeiteten Bestandsgruppen bzw. Archivalien,
Dokumentation und Begründung für den Fall, dass nach der Bestandsbeschreibung diese oder Teile davon relevant sein sollten, bei näherer Prüfung jedoch als nicht relevant eingestuft wurden,
Dokumentation der bearbeiteten Archivalien hinsichtlich der Aufgabenstellung, wesentlicher Ergebnisse und möglicher Hinweise auf weitere Quellen nebst Erfassung im Erfassungsblatt und Angaben zu beschafften Reproduktionen,
Zusammenfassende Bewertung jeder Archivrecherche,
Empfehlungen,
Anlage: recherchierte Archivalien, die auf jedem Blatt die eindeutige Signatur des Archivs tragen.

5.4 Recherchebericht

Der Recherchebericht fasst alle einzelnen Recherchen zusammen. Er baut damit auf den einzelnen Recherchedokumentationen auf. Der Recherchebericht bildet mit den anhängenden einzelnen Recherchedokumentationen und den reproduzierten Archivalien in Zusammenhang mit der Luftbildauswertung die Grundlage für die Historisch-genetische Rekonstruktion.

Der Recherchebericht enthält folgende Mindestinhalte, die bedarfsweise zu ergänzen sind:

Aufgabenstellung,
Zusammenfassung der erfolgten Recherchen z. B.

Archivrecherche,
Internet und sonstige Quellenrecherchen,
Zeitzeugenbefragungen,

Organisatorische Aspekte,
Zusammenfassung der bearbeiteten Bestände,
Zusammenfassung wesentlicher Ergebnisse mit Verweis auf die relevanten Archivalien,

Zusammenfassende Beantwortung der beauftragten Fragestellung,
Nennung unbeantwortet gebliebener Fragen,
Empfehlungen,
Anlagen: Dokumentation der Einzelrecherchen nebst reproduzierter Archivalien

6 Qualitätskontrolle

Der Auftraggeber kontrolliert die Plausibilität der Recherchestrategie der durchgeführten Recherchen anhand der vorgelegten Archivalien und bedarfsweise durch Rücksprache mit den zuständigen Archivaren.

▲ zurück nach oben